Jak prowadzić teczkę osobową pracownika?

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji akt osobowych dla każdego pracownika. Co powinna zawierać teczka osobowa?

Jak prowadzić teczkę osobową pracownika?

Teczka osobowa to akta, które powinny zawierać dokumenty ułożone chronologicznie i rozdzielone na cztery części oznaczone A, B, C, D. Pierwsza część zawiera te zaświadczenia, które zostały przez pracownika złożone na etapie rekrutacji. Do nich należą świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje zawodowe, CV. Druga część zawiera całą dokumentację w trakcie zatrudnienia, czyli umowę o prace, certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia BHP, wnioski dotyczące urlopu bezpłatnego lub wychowawczego. Natomiast część trzecia zawiera wszystkie dane dotyczące rozwiązania stosunku pracy. Powinny się tu znaleźć dane dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, kopia świadectwa pracy. Część D zawiera dane na temat odpowiedzialności porządkowej pracownika. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie akt osobowych pracowników ma obowiązek po roku nienagannej pracy, usunąć informacje o karze dla danego pracownika.                   

Akta pracownicze w formie elektronicznej

Akta pracownicze mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Pracownicy Dekert24 specjalizują się w zakresie administrowania kadrami, płacami oraz prowadzeniu rachunkowości. Teczka osobowa z dokumentacją papierową może zostać zastąpiona formą cyfrową, musi jednak zawierać wszystkie informacje z kartoteki, e-podpis oraz e-pieczątkę pracodawcy. Pracodawca po przeniesieniu wszystkich informacji na formę elektroniczną może zniszczyć dokumentację papierową po uprzednim poinformowaniu pracownika o możliwości jej odbioru, pracownik ma na to 30 dni. Po nowelizacji ustawy okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat – do końca 2018 było to lat 50. Jednak zmienione przepisy dotyczą jedynie osób zatrudnionych po 01.01.2019 roku.